Meine Speaker-Liste für den allerersten Online-Kongress bestand aus zwölf Namen — die meisten hatte ich vorher nur aus der Ferne verfolgt, nie persönlich geschrieben. Trotzdem saß ich Monate später vor der Zusage eines echten Schwergewichts meiner Branche — jemand, der sonst nur auf großen Bühnen steht, nicht bei einem Coach mit überschaubarer Liste. Speaker-Akquise ist am Ende weniger eine Frage der eigenen Bekanntheit als eine Frage der Online-Kongress-Planung: Wer die Listbuilding-Strategie hinter einem Kongress versteht, versteht auch, warum ein Speaker überhaupt mitmacht. Beim Event-Marketing für inzwischen vier Kongresse habe ich gelernt, welche Fragen Speaker wirklich stellen — und was mir dabei spektakulär um die Ohren geflogen ist.
Reichweite ist nicht das Kriterium, nach dem Speaker entscheiden
Wenn du versuchst, die richtigen Speaker für Online Kongresse zu finden, sitzt die größte Hürde meistens im eigenen Kopf, nicht in der Antwort des Speakers. Wir denken, wir müssten selbst schon eine große Bühne haben, um andere darauf einzuladen. Bekannte Speaker sind aber vor allem eins: Unternehmer, die kalkulieren, ob sich ein Termin lohnt — nicht, ob dein Account beeindruckend aussieht.
Ein Bekannter von mir postet praktisch jedes Wochenende Fotos vom Mountainbiken am Schliersee. Während er auf dem Trail ist, sitze ich oft am Laptop und feile an einer einzigen Anfrage-Mail — nicht, weil ich um Follower konkurriere, sondern weil eine gute Anfrage tatsächlich Arbeit macht. Genau diese Arbeit ist es, die ein Speaker sieht, wenn er entscheidet.
Assistenzen von bekannten Speakern filtern täglich Dutzende Anfragen. Was durchkommt, ist selten die Anfrage mit den meisten Followern im Absender — es ist die Anfrage, die am wenigsten Rückfragen offenlässt.
Speaker-Akquise: Wie deine Anfrage professionell statt bittstellerisch wirkt
Meine ersten Versuche waren PDFs mit Terminvorschlägen, randvoll mit Informationen — und von den Assistenzen sofort ignoriert, weil sie zu viel Arbeit bedeuteten. Ein PDF ist keine Einladung, es ist eine Hausaufgabe für den Speaker. Wer einen gefragten Namen anfragt, muss den roten Teppich digital ausrollen, nicht als Anhang verschicken.
Besser funktioniert ein fertiger Prozess: ein Link zum Speaker Onboarding, in dem Termine, Werbematerial und technische Anforderungen an einem Ort liegen. Ein Profi-Speaker will kein Hin und Her per Mail. Er will wissen: Ist das Setup stabil, gibt es fertige Grafiken, muss sein Team überhaupt etwas selbst bauen? Das eigentliche Speaker-Management danach — Termine halten, Materialien einsammeln, Rückfragen bündeln — ist nochmal ein eigenes Handwerk für sich.
So lernte ich, dass ein gefragter Speaker selten nach meiner Liste fragt — er fragt nach dem Prozess. Ein professionelles Auftreten signalisiert, dass die E-Mail-Marketing-Hausaufgaben gemacht sind, und dass ein Kongress im DACH-Markt eine der besten Strategien fürs Listbuilding ist, wissen erfahrene Speaker meistens selbst. Sie wollen Teil eines Projekts sein, das läuft — nicht eines Bastel-Experiments.
Die Plattform ist dein stärkstes Argument bei der Anfrage
Bei meinem zweiten Kongress hatte ich für alle zwölf Speaker-Sessions einzelne Zoom-Webinare eingerichtet. Drei Stunden vor Kongressstart war das Teilnehmerlimit erreicht.
Ich klickte in Panik durch Upgrade-Optionen, während die Anmeldungen weiterliefen und ein Speaker-Team fragte, ob der Link für die Session noch funktioniert. Ein Speaker, der zusagt, bucht sich in Gedanken einen Konferenzraum — er will vorher wissen, ob der Beamer läuft, nicht erst auf der Bühne testen, ob die Technik hält. Genau da entscheidet sich, ob dein ClickSummits-artiges Setup oder eine Bastellösung aus mehreren Einzeltools zum Einsatz kommt.
Ob eine Plattform unter echter Last stabil bleibt, lässt sich vorher testen — das ist ein eigenes Thema für sich, genau wie die Frage, welches Video-Hosting bei zwölf gleichzeitigen Sessions überhaupt mithält. Für die Anfrage selbst reicht es, dem Speaker glaubhaft zu zeigen, dass du diese Fragen schon gestellt und beantwortet hast, bevor er sie stellen musste. Replay-Automatisierung gehört in dieselbe Kategorie: Erfahrene Speaker haben Angst vor dem Support-Burnout danach, und wer zeigt, dass Zugänge und Aufzeichnungen automatisch laufen, nimmt diese Sorge im Vorfeld weg.
Zahlen, die ein Speaker wirklich sehen will
Ein Tool, das seit über fünf Jahren am Markt ist, liefert handfeste Argumente. Wenn ich einem Speaker sagen kann, dass mein System im Schnitt einen Earnings Per Click von 62 Cent bringt, hört er auf zu lesen und fängt an zu rechnen. Bei ClickSummits liegt die Standardprovision für Partner bei 20 Prozent, oft höher je nach Paket, und alles wird automatisch getrackt — für einen Manager ist das eine Zusage-Grundlage, kein Kleingedrucktes.
Was einen reichweitenstarken Speaker überhaupt dazu bringt, aktiv mitzubewerben, hängt eng mit der Affiliate-Reichweite zusammen, die dein Kongress-System technisch bieten kann — ein Thema für sich, das einen eigenen Artikel verdient. Wichtig für die Anfrage selbst: Ein fertiges Affiliate-Dashboard zu zeigen, statt nur Zahlen zu versprechen, minimiert den Aufwand für sein Team, und genau das überzeugt.
Kongress-Kalkulation und Erfolgsmessung über KPIs sind eigene Kapitel — für die Anfrage reicht die kurze, ehrliche Version: bisherige Teilnehmerzahlen, bisherige Conversion, ohne Beschönigung.
Zeig Prozesse, nicht nur eine Geschichte
Die Wahl der Plattform entscheidet mit, wie glaubwürdig deine Anfrage wirkt. Schau dir dafür den ClickSummits vs WordPress Vergleich an, bevor du die erste E-Mail rausschickst. WordPress mag flexibler sein, aber für die Speaker-Akquise liefert ein spezialisiertes All-in-One-Tool Professionalität direkt ab Werk. Das spart die Zeit, die du eigentlich für die Beziehung zum Speaker brauchst, nicht für Plugin-Konfiguration.
Themenwahl gehört in dieselbe Überlegung: Ein Speaker sagt eher zu, wenn die Nische seiner eigenen Zielgruppe entspricht, nicht wenn der Kongress irgendein breites Thema bedient. Und ob du deinen Kongress als einmaliges Live-Event oder später als Evergreen-Format weiterlaufen lässt, ist eine Entscheidung, die ein Speaker meistens erst nach der Zusage stellt — aber gut, wenn du schon eine Antwort darauf hast.
Der Kongress braucht keinen Umsatz, bevor große Namen zusagen
Nein — Speaker fragen selten nach deinem Umsatz. Ob du dein Event später über ein Paket oder einen Kongress-Pass monetarisierst, interessiert Assistenzen meist erst, wenn es um die konkrete Vertragsseite geht. Wichtiger ist die Anmeldeseite selbst: Wenn die Conversion stimmt und die Seite die DSGVO-Pflichtangaben sauber zeigt, ist das für ein Speaker-Team ein Qualitätssignal, mehr als jede Umsatzzahl.
Show-up-Rate ist der zweite Punkt, den erfahrene Speaker im Kopf haben — eine hohe Anmeldezahl bringt wenig, wenn am Kongresstag kaum jemand live dabei ist.
Der Umgang mit Absagen
Absagen kommen häufiger als Zusagen, und das bleibt so, egal wie gut der Prozess ist. Ein Nein bedeutet fast nie, dass die Anfrage schlecht war — meistens ist es reiner Terminkonflikt.
Beim Interview mit dem achten Speaker für meinen aktuellen Kongress fiel mir auf, wie ruhig meine Hände auf der Tastatur lagen. Beim ersten Kongress waren sie klatschnass gewesen. Nachts in der Woche vor dem Livegang lehne ich mich manchmal im Stuhl zurück, und die Lehne knackt so laut, dass ich kurz denke, irgendetwas im System sei abgestürzt, dabei ist es nur der Stuhl.
Der Unterschied zwischen damals und heute liegt nicht an mehr Reichweite. Er liegt daran, dass eine Absage heute eine Antwort auf eine konkrete Anfrage ist, keine Bewertung meiner Person. Ein Spaziergang durch die Maxvorstadt zwischen zwei Anfrage-Mails hilft dabei mehr als jede weitere Statistik im Kopf.
Fazit: Das eigene Setup als Eintrittskarte
Speaker wollen vor allem eins: Sicherheit, dass ihre Zeit nicht verschwendet wird und ihr Ruf nicht durch Technik-Chaos beschädigt wird. Ohne einen großen Namen musst du durch Exzellenz im Prozess glänzen, nicht durch Reichweite, die du noch gar nicht hast.
Frag dich vor der nächsten Anfrage nicht "Bin ich groß genug?", sondern "Ist mein Setup gut genug?". Ein Tool wie ClickSummits nimmt einen Teil der technischen Angst, weil es die Argumente liefert, die Profis hören wollen: stabile Sessions, automatische Replays, ein Dashboard, das Vertrauen schafft statt Rückfragen zu produzieren.
Fang klein an, aber präsentiere groß. Zeig automatisierte Prozesse statt Versprechen, biete eine klare Provisionsstruktur, und mach deutlich, dass du die Technik im Griff hast. Der Rest ist eine Frage der richtigen Anfragen — und ein bisschen Geduld.