Was unterscheidet einen Online-Kongress, bei dem du am Launch-Tag einfach nur zuschaust, wie die Anmeldezahlen steigen, von einem, der dich um zwei Uhr nachts mit kaltem Kaffee vor dem Postfach festhält? Nach vier eigenen Kongressen kenne ich beide Versionen — und ich weiß inzwischen genau, an welcher Stelle sich das entscheidet.
Bevor es weitergeht: Dieser Text dreht sich um genau diesen E-Mail-Funnel und enthält Affiliate-Links, über die ich eine Provision bekomme, wenn du darüber ein Tool kaufst — für dich ändert sich am Preis nichts. Empfehlungen wie ClickSummits landen hier nur, weil ich sie in eigenen Kongressen selbst getestet habe, nicht weil dafür jemand gezahlt hätte.
Zwölf Speaker, ein erster Online-Kongress im Jahr 2022, und eine Plattform, die keinen einzigen Replay-Link von selbst verschicken konnte. Ich saß nachts an meinem Postfach und tippte jede Antwort einzeln, während neue Fragen schneller reinkamen, als ich sie beantworten konnte.
Ein Online-Kongress kippt ohne automatisierten E-Mail-Funnel
Auf dem Heimweg in die Maxvorstadt, wo ich wohne, ging mir die Sache mit dem überfüllten Postfach tagelang nicht aus dem Kopf. Der deutschsprachige Raum tickt beim Thema E-Mail-Marketing anders als der Rest der Welt — wir haben die Datenschutz-Grundverordnung, wir brauchen Double Opt-In, und unsere Teilnehmer erwarten, dass ein versprochener Link pünktlich ankommt (nicht drei Stunden später, wenn du endlich Zeit findest, ihn von Hand rauszuschicken).
Hanna Schreiber, die als Speakerin bei meinem zweiten Kongress dabei war und inzwischen selbst einen Kongress plant, fragt mich bei jeder Plattform, die ich ihr empfehle, als Erstes: „Ist das DSGVO-konform?" — eine Frage, die im deutschsprachigen Raum eben nicht optional ist.
Speaker-Management zwischen Rednerliste und Software-Chaos
Für den zweiten Kongress hatte ich mir vorgenommen, es besser zu machen. Meine Lösung damals: Replay-Links von Hand über die Newsletter-Software verschicken, sortiert nach meiner handgekritzelten Rednerliste, die bei jedem Umblättern raschelte. Drei Mal ging dabei die falsche Version raus — einmal an ein ganzes Segment, das eigentlich erst am Folgetag den Link hätte sehen sollen. Kein Weltuntergang, aber genug Erklärungs-Mails an verwirrte Teilnehmer, um mir klarzumachen: Das war kein System, das war Dauerimprovisation.
Ich stieß auf ClickSummits — eine Plattform, die es schon länger am Markt gibt und die speziell für die Abläufe eines Online-Kongresses gebaut wurde, nicht für ein einzelnes Webinar. Wie du die Profile deiner Speaker von Anfang an sauber organisierst, ohne dass am Ende jemand vergessen wird, habe ich separat in meinem Beitrag zum Speaker Onboarding beim Online Kongress aufgeschrieben.
Woche 6 mit dem neuen Funnel: was sich dabei änderte
Beim Interview mit meinem achten Speaker, etwa in der sechsten Woche, seit die Replays über ClickSummits liefen, fiel mir auf, dass meine Hände ruhig auf der Tastatur lagen, statt wie sonst feucht am Mauspad zu kleben. Wir saßen in dem verglasten Besprechungsraum, den wir im CoWork nur „Studio B" nennen und der sonst für Anrufe mit Speakern reserviert bleibt, und zum ersten Mal war da einfach kein Hintergrundgeräusch von einem Replay-Link, den ich noch verschicken musste.
Judith, die im selben CoWork als Marketing-Beraterin arbeitet, hat sich mein Dashboard später angeschaut — sie liest sich grundsätzlich erst durch die Funnel-Zahlen, bevor sie irgendein Urteil fällt, egal wie überzeugt ich selbst gerade bin. Ihr Fazit: Die Öffnungsraten der automatisierten Replay-Mails lagen spürbar über dem, was ich vorher mit Handarbeit hinbekommen hatte.
Wer überlegt, ob sich der Umstieg von einer selbst zusammengebauten Lösung überhaupt lohnt, findet in meinem Vergleich ClickSummits vs WordPress die Details dazu.
Automatisierung ersetzt keine echte Antwort
Hier kommt der Teil, der die meisten überrascht, die gerade erst mit der Planung anfangen: Ich nutze die E-Mail-Automatisierung von ClickSummits nicht, um noch mehr Nachrichten rauszuschicken, sondern um weniger selbst tippen zu müssen. Auf jede Antwort-Mail, die ein Teilnehmer mir schickt, antworte ich inzwischen persönlich — keine Vorlage, kein Bot dazwischen.
Das hat mit der Show-up-Rate am Kongresstag selbst mehr zu tun als jede zusätzliche Erinnerungsmail, und für den Aufbau der E-Mail-Liste zählt am Ende ohnehin eher die Qualität der Antworten als deren Anzahl.
mylandingpage.ai als schlanke Alternative für den Einstieg
Nicht jeder braucht von Anfang an den vollen Funktionsumfang einer Kongress-Plattform. Wer gerade erst eine einfache Anmeldeseite für ein kleines Format testen will, findet mit mylandingpage.ai ein schnelles Werkzeug, das per KI-Unterstützung in kurzer Zeit eine Seite baut, allerdings ohne Speaker-Verwaltung und ohne eigenes Replay-System. Für den reinen Voraufbau einer Liste reicht das völlig. Sobald du aber mehrere Speaker koordinieren und automatisierte Replay-Fenster steuern musst, stößt das Tool an seine Grenzen — dann brauchst du eher einen komplett eingerichteten Veranstaltungsraum als ein paar Klappstühle, die du dir selbst zusammensuchst.
Mein Rat für einen Kollegen vor dem ersten Launch
Automatisiere die Standardprozesse (Replay-Versand, Speaker-Zugänge, Tagging) komplett und ohne Kompromisse, und zwar mit einem Tool, das genau dafür gebaut wurde. Bei ClickSummits übernimmt das System dieses Grundgerüst, während ich meine Energie für die Speaker und Teilnehmer aufhebe, die tatsächlich eine Antwort von mir wollen.
Die eine Lektion, die aus vier Kongressen übrig geblieben ist: Technik, die im Hintergrund verschwindet, ist wertvoller als Technik, die beeindruckt. Deine Teilnehmer merken nur, wenn sie fehlt, nie, wenn sie einfach funktioniert.